VERİ SAHİBİ BAŞVURU PROSEDÜRÜ

Veri Sahibi Başvuru Prosedürü (“Prosedür”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve 30356 sayılı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında gelen ilgili kişi başvuruları, başvuruların kabulü, incelenmesi, reddedilmesi ve yanıtlama süreçlerinin tanımlanması amacıyla hazırlanmıştır.

Bu prosedürün kapsamı kanun uyarınca kişisel veri ve özel nitelikli kişisel veri tanımlarına istinaden, ilgili kişilerden gelen taleplerin sistematik olarak değerlendirilmesidir.

İlgili kişi, Kanunun 11 inci maddesinde belirtilen hakları kapsamında ilgili tebliğe uygun olarak taleplerini Türkçe olarak iletmek ve talebin içerisinde aşağıda belirtilen bilgiler eksiksiz olarak bulunmak zorundadır. Aksi takdirde Türk Binicilik Spor Vakfı talebi gerekçesini açıklayarak reddedebilir.

• Ad, soyadı; başvuru yazılı ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu detayı.

Yukarıda belirtilenlere ilaveten, talep içerisine konuya ilişkin bilgi ve belgeler eklenebilir.

İlgili kişi, KVKK 11. madde kapsamındaki taleplerini ilgili tebliğe uygun olarak aşağıda belirtilen kanallardan birisi ile gerçekleştirir.

a) Elden Şahsen Yapılan Başvuru

Elden başvurularda, kişinin başvurusu, kimlik teyidinin yapılması halinde kabul edilir. Başvuruyu alan çalışan, kimlik kontrolünü gerçekleştirdikten sonra, kimlik teyidinin yapıldığını form üzerinde belirtir. Bu kanalla yapılan başvurular teslim alınır ve Türk Binicilik Spor Vakfı KVKK Sorumlusu’na cevap yazısı hazırlanmak üzere iletilir.

b) Kayıtlı Elektronik Posta Adresine Yapılan Başvuru

İlgili kişi tarafından Türk Binicilik Spor Vakfı kayıtlı elektronik posta adresine info@turkbinicilik.org.tr. yapılan başvurular, teslim alınır ve cevap yazısı hazırlanmak üzere Türk Binicilik Spor Vakfı KVKK Sorumlusu’na iletilir. Bu kanalla yapılan başvurular yalnızca ilgili kişinin kep adresi üzerinden yapılması gerekmektedir ve ayrıca kimlik teyidi yapılmasına gerek yoktur.

c) E-İmza veya Mobil İmza ile Yapılan Başvuru

İlgili kişi tarafından Türk Binicilik Spor Vakfı info@turkbinicilik.org.tr. adresine elektronik imzalı ve/veya mobil imza ile yapılan başvurular IT Birimimiz tarafından karşılanır. Güvenli elektronik imza uygulaması ile imza doğrulanamıyor ise ilgili kişi uygun kanala yönlendirilir.

d) Şahsi E-posta Adresi Üzerinden Yapılan Başvuru

İlgili kişi tarafından Türk Binicilik Spor Vakfı’ na daha önce bildirilen ve Vakıf sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi kullanılarak, Türk Binicilik Spor Vakfı info@turkbinicilik.org.tr.  adresine yapılan başvurular, IT Birimi tarafından karşılanır ve ilgili birim ya da KVKK Sorumlusu tarafından e-posta adresinin sistemde kayıtlı olup olmadığı kontrol edilir. Kayıtlı ise KVKK Sorumlusu tarafından cevap yazısı hazırlanır, kayıtlı değil ise “Uygun Kanala Yönlendirme Şablonu” ile dönüş yapılır.

3. Kimlik Teyidi

Yukarıda belirtilen yazılı kanallardan gelen talepler karşılanmadan önce mutlaka kimlik teyidi aşağıdaki tabloda belirtilen yöntemlerle yapılır. 

Başvurunun İncelenmesi:

Türk Binicilik Spor Vakfı KVKK Sorumlusunun belirlenmesi gerekmektedir.

KVKK Sorumlusu talebe ilişkin kimlik teyidinin yapıldığını kontrol ederek talebi inceler.

Talebin standart talep olarak sınıflandırılan bilgi talebi, bilgi değişikliği talebi ve silme taleplerinden herhangi biri olup olmadığını kontrol eder.

Talep standart bir talep ise kişisel verisi işlenen gerçek kişinin hangi gruba (müşteri, çalışan, 3.taraf vb.) girdiğini, ilgili ekibin desteği ile tespit eder.

Türk Binicilik Spor Vakfı tarafından başvurulara yanıt vermekle yetkilendirilmiş olan Sorumlusu talebi;

• Niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde,
• Ücretsiz olarak (10 sayfaya kadar olan cevaplarda),
• İlgili kişinin talebine istinaden yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirerek sonuçlandırır.

Aşağıdaki tabloda belirtilen başvuru konusuna göre standart yanıt şablonlarından uygun olanı seçerek veri sahibine dönüş sağlar.

Standart olmayan tüm talepler KVKK Sorumlusu tarafından ayrıca değerlendirmeye tabi tutulmaktadır. KVKK Sorumlusu:

• Talebi inceler,
• Talebe istinaden ilgili birimlerle toplantıları gerçekleştirir,
• Talebe uygun cevabı hazırlar.

İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse;

On sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Vakıf tarafından talep edilebilecek ücret, kayıt ortamının maliyetini geçemez. Başvurunun, atasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

Bu prosedürün ihlali durumunda, KVKK Sorumlusu derhal haberdar edilmelidir Türk Binicilik Spor Vakfı kendi takdirine bağlı olarak, prosedür ihlal eden kişiler için disiplin cezası uygulama, iş akitlerini feshetme, askıya alma veya yargı yoluna başvurma ve prosedürü ihlal eden ve kişisel verilerin korunması ile alakalı diğer gereklilikleri yerine getirmeyen kişiler ile alakalı iddiada bulunma hakkını saklı tutar.